12307566_515932878580909_366180367075612544_o

Личная эффективность

Как только начинаешь свою профессиональную деятельность, сразу сталкиваешься с вопросами, о которых не говорят ни в школе, ни в институте, но они общие для всех, кто работает в офисе, за компьютером, с потоком информации и документов. Как максимально эргономично организовать свое рабочее место? Как структурировать и хранить папки и файлы? Как организовать свой рабочий график, чтобы все успевать и качественно выполнять задания? Когда и чему учится?

Некоторые из этих правил мы познаем методом «проб и ошибок» и, наконец, вырабатываем свои подходы для организации комфортной рабочей атмосферы, что занимает несколько лет и миллиарды «убитых» нейронов. Но, не надо «изобретать колесо», поколения офисных работников уже усложнили это «колесо» до уровня  Mazeratti и успешно передвигаются из точки А в точку Б с минимальными усилиями и с максимальным эффектом.

Навыки, которые помогут вам ускориться, оперативно реагировать на дорожные знаки, легче заходить в повороты и четко видеть дорогу впереди, или попросту навыки личной эффективности:

 

  1. СDP или Clean Desk Policy — означает, что на вашем рабочем столе физическом и виртуальном должны находиться только те документы, с которыми вы сейчас работаете и больше ничего! Все остальные документы, папки, запасы канцтоваров, оборудование и пр. должны лежать за пределами вашего рабочего стола, чтобы не мешать и не отвлекать.

 

  1. Все текущие документы (в бумажной форме) делятся на 4 группы — «Входящие», «Текущие», «Исходящие», «К информации» и находятся в 4 лотках с такими же названиями. Обрабатывайте всю входящую документацию сразу же после ее поступления. К концу рабочего дня все текущие документы должны быть обработаны — прочитаны, отвеченны, подписаны, запланированы или отправлены на хранение.

 

  1. Все документы, которые хранятся, делятся на три группы: «Рабочие», которые мы используем постоянно и они находятся на расстоянии вытянутой руки; «Справочные», которые используются периодически для уточнения информации и формирования отчетов, хранятся в угловом шкафу; «Архивные» (мы бы их точно выбросили, если бы не требования Центрального Офиса и/или Государства) желательно хранить за пределами офиса.

 

  1. Составить план своих функциональных обязанностей, другими словами — дать названия основным направлениям своей деятельности и присвоить соответствующие имена директориям, в которых хранятся рабочие файлы. Чтобы с закрытыми глазами вы могли четко сказать, что храниться в папках «Клиенты», «Проекты», «Финансы», «Развитие», «Хоз. вопросы и т. п.» Признаком того, что система названий работает,  является то, что вы сразу знаете, где взять нужный файл и не тратите времени на поиск.

 

  1. Регулярно все ненужные и неактуальные документы выбрасываются или отправляются в архив, среди рабочих и справочных документов (физических и виртуальных) никогда не лежат те, которыми вы не пользуетесь. Никогда не надо хранить информацию, которая регулярно обновляется — в таком случае просто сохраните ссылку на ресурс, где можно оперативно получить «свежую» версию. Таким ресурсом может быть ваш коллега, рабочий портал, Google в конце концов.

 

  1. Электронная почта — основной источник информации и ее надо контролировать. Создайте систему папок внутри почтового ящика: все электронные письма проходят такие стадии:

Входящие — только те, которые вы еще не открывал;

Текущие — только те, с которыми вы работали, но не закончили;

Исходящие — которые обработали и отправили;

К информации — не важные, но визможно почитаете на досуге за чашкой кофе.

Никогда не открывайте письмо, если не собираетесь сразу на него ответить, пусть так и «висит» во входящих и «ждет» своего времени. Отвечайте на все входящие письма в течении суток.

 

  1. Некоторые из электронных писем или истории переписок надо хранить, это делается тоже по системе папок соответствующей плану ваших функциональных обязанностей (см. п.4). Периодически удаляйте из почтового ящика всю устарелую и ненужную информацию.

 

  1. При помощи настроек установите правило, чтобы весь спам сразу отправлялся в корзину. Используйте современные приложения, которые автоматически сортируют входящие письма по темам и категориям.

 

  1. Составляя или отвечая на электронное письмо — меняйте тему, это поможет в дальнейшем как вам, так и вашим коллегам, при поиске нужной информации. Применяйте правило: «для одного повроса — одно письмо и одна тема» — таким образом, из письма можно сделать task и назначать его как задание. Так легче контролировать поток вопросов и задач.

 

  1. Планируйте. Формируйте ежемесячный план в конце месяца, еженедельный план — в конце недели, ежедневный план — в конце предыдущего рабочего дня. Особенно планируйте и заранее запрашивайте информацию, данные, которые понадобятся вам для выполнения вашей работы. В плане учитывайте дополнительное время на отдых, на дорогу (с учетом пробок), на подготовку  к совещаниям, на форс-мажоры и пр.

 

С уважением,

Кристина Стецкая

Тренер Бизнес Школы Profi

http://www.profi-space.com

 

Руководитель School of Assistants and Secretaries,
http://main.sas-profi.com.ua/

 

[contact-form-7 id='24' title='Контактная форма 1']